Quels aménagements prévus par le gouvernement ?
La plupart des sociétés commerciales sont tenues de tenir une assemblée générale ordinaire d’approbation des comptes dans les six mois qui suivent la date de clôture de leur exercice.
Ainsi, un grand nombre de praticiens s’interrogeaient sur la façon d’assurer la validité juridique de ces réunions dans une situation de confinement inédite.
Le Gouvernement est venu apporter, par le jeu d’ordonnances prévues par la loi d’urgence, quelques assouplissements aux règles de convocation et de tenues de ces assemblées.
I. Prorogation des délais usuels d’arrêté et d’approbation des comptes
A. Prorogation de 3 mois pour procéder à l’approbation des comptes dans toutes les sociétés :
Le délai légal ou statutaire imparti aux associés pour approuver leurs comptes sociaux (en principe 6 mois après la clôture de l’exercice), peut être prorogé de 3 mois (Ord. 2020-318 art. 3) pour les sociétés quelle que soit leur forme sociale :
- clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et le 10 août 2020 (sauf prorogation de l’état d’urgence sanitaire) ;
- n’ayant pas approuvé leurs comptes avant le 12 mars 2020, ni convoqué l’assemblée générale d’approbation avant cette date ;
- dotées le cas échéant d’un commissaire aux comptes, si celui-ci n’a pas émis son rapport de certification avant le 12 mars 2020.
A noter : Lorsque la société ne respecte pas les conditions susvisées ou souhaite proroger le délai d’approbation des comptes au-delà du délai de 3 mois, il convient de suivre la procédure de report habituelle, à savoir le dépôt d’une requête auprès du Président du Tribunal de commerce compétent.
B. Prorogation de 3 mois pour arrêter les comptes dans les SA à directoire :
Le délai imparti au directoire (en principe 3 mois après la clôture de l’exercice), pour présenter au Conseil de surveillance les comptes annuels, le cas échéant les comptes consolidés, le rapport de gestion et le rapport sur le gouvernement d’entreprise peut être prorogé de 3 mois (Ord. 2020-318 art. 1) pour les sociétés:
– clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et le 10 août 2020 (sauf prorogation de l’état d’urgence sanitaire) ;
Le directoire aura donc jusqu’au 30 juin 2020 au plus tard pour arrêter les comptes, lorsque l’exercice comptable correspond à l’année civile.
II. Assouplissement des modalités de tenue des assemblées
Normalement la faculté de tenir une assemblée en ayant recours à des moyens de télétransmission doit être explicitement prévue par une disposition statutaire. A défaut, les associés ne peuvent pas y recourir.
En outre, en ce qui concerne certains type de sociétés comme les SARL, le Code de commerce interdit purement et simplement le recours à ces procédés pour les assemblées générales d’approbation des comptes.
Grâce aux assouplissements intervenus et à titre de mesure exceptionnelle, lorsque l’assemblée doit être convoquée « en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires », soit l’ensemble du territoire à cette heure, l’organe compétent peut exceptionnellement décider que celle-ci se tiendra :
- à huit clos strict, c’est à dire sans la présence physique de ses participants (associés, commissaires aux comptes, représentants des IRP, etc.) :
Il est précisé que les participants ayant le droit d’assister àl’assemblée devront être avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective, de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité (art. 4, al. 3) : envoi d’un pouvoir, vote à distance, etc.
Les décisions seront alors considérées comme régulièrement prises.
Les associés pourront également poser des questions écrites ou solliciter l’inscription de sujets à l’ordre du jour dans les conditions applicables habituellement.
- par voie dématérialisée, par conférence téléphonique ou audiovisuelle :
Pour autant que cela permette :
– l’identification de chaque membre participant (reconnaissance de la voix par exemple),
– la retransmission continue et simultanée des débats.
Il est précisé que les participants devront être avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective, de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des modalités pratiques de connexion au système retenu (Zoom, Teams, Skype, etc.).
- par voie de consultation écrite :
Pour les sociétés d’ores et déjà autorisées par loi à prendre des décisions d’assemblée par voie de consultation écrite, l’organe compétent peut, à titre exceptionnel, décidé de recourir à cette faculté pour approuver les comptes.
Il est à noter que ces dispositions s’appliquent sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet, ni ne puisse s’y opposer.
ATTENTION : si en revanche cette faculté est d’ores et déjà prévue par vos statuts, vous devrez alors respecter les modalités qui y sont arrêtées.
III. Assouplissement des modalités de réunion des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction
A l’instar des assemblées générales, les modalités de réunion des organes de direction sont également assouplies :
- Participation au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle : seront réputés présents aux réunions et ce, quel que soit l’objet la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer, les membres qui y participent au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle. Celle-ci devra toutefois permettre leur identification et garantir leur participation effective.
- Consultation écrite : les décisions des organes de direction pourront être prises par voie de consultation écrite de leurs membres et ce, dans des conditions assurant la collégialité de la délibération.
Il est à noter que ces dispositions s’appliquent sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet, ni ne puisse s’y opposer.
Astuces pratiques :
- Si vous le pouvez, profitez de ce ralentissement économique pour purger cette obligation administrative et n’utiliser les facultés de report ouvertes par les ordonnances susvisées, que si vos comptes n’ont pu être établis dans les délais impartis par votre expert-comptable ;
- Vous ne pouvez pas faire l’impasse sur l’insertion d’une mention succincte au sein des rapports des dirigeants remis aux associés dans le cadre de l’approbation des comptes, la présente crise sanitaire constituant bien évidemment un évènement significatif intervenu depuis la clôture ;
- Le Ministre de l’Economie, Bruno Lemaire, a promis d’interdire certaines mesures de soutien mises en place par l’Etat (report de charges sociales et fiscales, mise en place de prêt de trésorerie BPI, PGE, etc.) aux « grandes entreprises qui verseraient des dividendes” et en appelle à la “modération” des entreprises à ce titre. Pas de panique, en l’absence de projet de loi à cette heure, aucune interdiction formelle ne semble être applicable. Ainsi, si une remontée de dividendes semble nécessaire pour assurer le respect par le bénéficiaire de certaines obligations remboursement (ex : opération de LBO), rien ne vous empêche à cette heure de voter en ce sens. A défaut, une solution temporaire peut être d’opter pour le report des échéances d’approbation des comptes dans les conditions susvisées, ou bien encore procéder à l’approbation des comptes et (i) de ne pas voter de distribution, (ii) voter la distribution de dividendes mais de ne pas y procéder immédiatement, (ii) d’affecter le résultat au compte « report à nouveau » et d’envisager une distribution dans les prochains mois.
